POLÍTICAS EMPRESARIALES

Con el propósito de orientar la gestión empresarial hacia el cumplimiento de la Misión, se definieron  las siguientes políticas empresariales:

·         Orientar la actividad empresarial hacia el aseguramiento continuo de la calidad y el servicio al cliente, mediante la capacitación de su personal, haciendo uso intenso del desarrollo tecnológico para mejorar continuamente la calidad de sus productos y servicios.

·         Promover el desarrollo de la eficiencia y la capacidad competitiva en todas las actividades, de manera que se garantice el abastecimiento de los productos, procurando los menores costos para RECOPE S. A.

·         Contribuir con el desarrollo del país, en concordancia con las políticas gubernamentales y las establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo y en el Plan Nacional de Energía.

·         Fomentar las buenas relaciones obrero-patronales a efecto de lograr los objetivos empresariales, con base en los principios de eficiencia, equidad, justicia y solidaridad.

·         Promover la desconcentración geográfica de su infraestructura, servicios y almacenamiento, de acuerdo con la demanda nacional de combustibles y productos afines.

·         Evaluar periódicamente la gestión de la Empresa, con el propósito de verificar si sus actuaciones se ajustan a lo planificado; para tal efecto utilizará los indicadores propios de la industria.

·         Promover una exhaustiva revisión de la legislación aplicable a RECOPE S. A., a efecto de realizar los cambios necesarios para obtener el marco jurídico adecuado que le permita enfrentar con éxito la competitividad empresarial.

·         Gestionar la promoción del talento humano y la idoneidad en todos y cada uno de los puestos existentes en la empresa, con el propósito de retribuir salarialmente a los funcionarios según su conocimiento, experiencia y desempeño.

·         Tener como base de seguridad para la consecución de su misión, el compromiso de mantener capacidad de refinación, con la cual se atenúe la vulnerabilidad del país a un eventual  desabastecimiento que pudiera presentarse por razones ajenas a la Empresa.

Políticas Empresariales que rigen en RECOPE S. A. aprobadas por Junta Directiva, de conformidad con el Artículo #4 del acta de la Sesión Ordinaria #4417-373, celebrada el 13 de enero de 2010.

POLÍTICAS INSTITUCIONALES ESPECÍFICAS

Contraloría de Servicios

·         Garantizar a los clientes que sus quejas, denuncias y sugerencias serán tramitadas a la mayor brevedad, guardando criterios de objetividad, discreción y confidencialidad, logrando una respuesta a su solicitud y contribuyendo a mejorar los procesos y servicios que brinda RECOPE.

·         Tendrá una actitud y un comportamiento proactivos respecto a la calidad de los servicios que brinda RECOPE a sus clientes, velando por su apego a los principios fundamentales del servicio público de: continuidad, eficiencia, adaptación a todo cambio legal e igualdad de trato a los usuarios.

·         No se recibirán denuncias de fuentes anónimas.

Documentación y Archivo

·         Contará con un sistema de archivo de acuerdo con lo establecido en la Ley 7202. Este sistema empresarial estará conformado por un archivo central, los archivos de gestión de las dependencias y los archivos transitorios.

·         El sistema de archivo empresarial debe garantizar el acceso al acervo documental, en cualquier forma en que esté contenida la información, de toda época, generados y conservados en función de su misión y objetivos.

·         Cada dependencia garantizará la calidad en la producción de los documentos; además, velará por su seguridad e integridad durante el período de gestión  y será responsabilidad del Archivo Central cuando los reciba.

·         La eliminación de documentos originales o que cumplan con una función auxiliar relevante, sólo puede realizarla el archivo central a través del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED).

Comunicación e Información

·         La comunicación será un recurso estratégico, se utilizará para dar cabal cumplimiento a la misión, visión, valores, objetivos institucionales y el Plan Estratégico de la Empresa.

·         Los medios oficiales de comunicación que establezca la administración serán para informar debidamente a la población laboral y a la sociedad en general, sobre el logro de los objetivos y cometidos institucionales.

·         La comunicación interna se deberá dar bajo una atmósfera de confianza, consenso y cooperación basada en valores y principios éticos que aseguren la difusión de información veraz, el intercambio de conocimientos y de información entre el personal.

·         La comunicación con los diferentes públicos externos debe generar una atmósfera de apertura, confianza y transparencia ante la sociedad costarricense y la comunidad internacional.

Prensa

·         Toda información sobre RECOPE que se haga pública a través de medios oficiales o informales, de campañas publicitarias o declaraciones a la prensa, se apegará a los hechos reales y comprobables.

·         Las autoridades de la Empresa mantendrán una actitud de apertura hacia los medios de comunicación colectiva. 

·         La comunicación con público interno deberá resaltar los valores institucionales, la misión, la visión y las políticas institucionales.

·         El vocero oficial será el Presidente de la Empresa, como su apoderado legal.  También podrá ser representado por la persona o personas que él designe previamente.

·         Las informaciones inexactas, injuriosas o calumniosas que divulguen los medios de comunicación, en menoscabo de la imagen pública de RECOPE, deberán aclararse a través de la Presidencia y en coordinación con la Oficina de Prensa en forma inmediata.  

Tecnologías de Información y Comunicaciones

·         Toda gestión en tecnologías de información podrá ser ejecutada previamente el aval de la Dirección de Tecnología Informática.

·         El desarrollo de la red de comunicaciones de RECOPE deberá ser articulado e integrable con video, voz y datos.

·         Se prohíbe el acceso en la WEB a todos aquellos sitios que no tengan relación directa con el giro de la Empresa.

·         El correo electrónico se constituye en un medio oficial de comunicación en la Empresa por lo que su uso deberá estar regulado en función del cumplimiento de los objetivos empresariales.

·         La información soportada en las diferentes arquitecturas tecnológicas (redes, servidores, servicios) deberán contar con esquema de seguridad, monitoreo y control, que eviten su alteración y un uso inadecuado de los recursos.

Importación y Exportación

·         La importación y exportación de combustibles y productos afines, debe realizarse de manera que permita lograr seguridad en el abastecimiento, a fin de garantizar la demanda del país.

·         Las contrataciones de combustibles y productos afines se realizará procurando precios competitivos y acordes con las condiciones del mercado internacional.

·         Los volúmenes de las importaciones y exportaciones se establecerán con el fin de mantener los niveles de inventario definidos a nivel empresarial para cada tipo de producto.

·         Las importaciones se realizarán de manera que garanticen la calidad para cada uno de los productos, en concordancia con la política nacional ambiental.

·         RECOPE establecerá relaciones comerciales de largo plazo con empresas estratégicas que generen mayor valor agregado y que permitan mejores precios, garantía de suministro, alianzas estratégicas y otros.

Salud, Ambiente y Seguridad

·         Recope planifica y ejecuta sus acciones cumpliendo con la normativa y regulaciones en materia de salud, ambiente y seguridad, en el marco de la responsabilidad social, contribuyendo a la continuidad del negocio. (1)

Seguros

·         Todas las dependencias de Recope deberán identificar y evaluar los riegos asegurables que afectan a la organización, así como emprender las medidas pertinentes para afrontarlos de manera rentable, por medio de sistemas de administración de riegos.

·         Para cumplir con la legislación y la reglamentación interna se suscribirán los seguros obligatorios que establezca nuestro ordenamiento jurídico.

·         Las importaciones de crudo y derivados, así como las importaciones de materiales y suministros, serán aseguradas en su totalidad, dado el nivel de riesgo y el impacto de una pérdida ante la ocurrencia de un siniestro.

·         Todos los riegos drivados de eventuales demandas civiles contra Recope, por los daños ocasionados  a terceros en le desarrollo de su actividad, serán transferidos por medio del seguro. (2)

Control Interno

·         Recope se compromete con el fortalecimiento de la gestión empresarial, apoyándose en mecanismos de rendición de cuentas y un sistema de control interno que permita obtener una seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos empresariales.

·         Recope impulsará el establecimiento de un sistema que integre la gestión empresarial y el control interno, a efecto de incrementar en forma progresiva y sostenible la eficiencia y eficacia, tanto estratégica como operacional de la empresa.

·         Recope promoverá la formalización de mecanismos que permitan la evaluación de resultados y que hagan efectiva la rendición de cuentas por parte de todos los funcionarios, en el cumplimiento de sus deberes.

·         Recope promoverá la mejora constante de los procesos, apoyada en la valoración sistemática y técnica de los riesgos relevantes, que permita obtener una seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos empresariales.

·         La prioridad, para efectos de valoración de riegos, la tiene el proceso sustantivo (o razón de ser de Recope: importación, refinación, distribución y venta de hidrocarburos), para los restantes procesos empresariales, de apoyo y generales, su prioridad estará definida por el impacto que tengan sobre el proceso sustantivo y por su nivel de riego.

·         Recope no aceptará un nivel de riesgo tal, que amenace la continuidad y sostenibilidad de su actividad sustantiva. Las prioridades para la administración de los riegos estarán definidas por su nivel de criticidad.

·         Las acciones que se establezcan, en materia de control interno, deberán garantizar el principio de razonabilidad en cuanto al costo beneficio de su implantación. (3)

Alcohol y Drogas

·         Asumir el compromiso de la prevensión integral con enfoque comprensivo, el cumplimiento del marco legal relacionado con esta materia y la prohibición terminante de la posesión, distribución, venta y consumo de alcohol y otras drogas dentro y sus instalaciones y durante sus jornadas laborales. (4)

Formulación, Ejecución, Control y Seguimiento del Presupuesto de Inversiones

I.              Formulación:

1)            El presupuesto de inversiones estará vinculado al plan estratégico de la empresa, y su asignación se realizará en función de las prioridades que se establezcan.

2)            Se incluirán en la formulación de metas del presupuesto de inversiones, únicamente aquellos proyectos que tengan listo el cartel de licitación pública, y que al 31 de octubre del año en curso estén presentados en la dirección de suministros, o bien, se garantice la ejecución del presupuesto en el periodo programado.

3)            Los proyectos que se incorporen en el presupuesto de inversiones deberán contar con un cronograma de ejecución física y la calendarización trimestral de los desembolsos estimados para todo el proyecto. La información deberá ser remitida al departamento de planificación global.

II.             Ejecución:

1)            La ejecución de los proyectos se realizará de conformidad con lo programado. En caso de variaciones en el porcentaje de programación física, que superen el 10% (por exceso o por defecto). El funcionario responsable del proyecto deberá formular una amplia justificación en la que indique: responsables de la variación, causa, impacto y acciones correctivas adoptadas, la cual debe ser avalada por el Gerente de Área, Presidente o Gerente General, según corresponda. La información debe ser remitida al Departamento de Planificación Global.

2)            Los responsables de los proyectos deben tomar las medidas pertinentes para comunicar oportunamente a la Dirección de Planificación los recursos que no serán utilizados en el periodo.

III.            Control y seguimiento

1)            La Dirección de Planificación establecerá los mecanismos que se consideren necesarios para el control y la evaluación efectivos de la ejecución física y financiera de los proyectos.

2)            Los responsables de cada proyecto deben generar oportunamente la información mensual sobre la ejecución física y financiera del proyecto, tanto estimada como real requerida por la Dirección de Planificación, así como las justificaciones pertinentes por las variaciones en el nivel de ejecución.

3)            La Dirección de Planificación elaborará un informe ejecutivo trimestral (Informe de Gestión), el cual incluye una rendición de cuentas sobre el nivel de ejecución de los proyectos de inversión, el cual deberá ser presentado por cada gerente responsable ante la Junta Directiva. ” (5)

Aprobado en el acuerdo tomado por Junta Directiva en el articulo N°6 de la sesión ordinaria  4170-126, celebrada el miércoles 18 de Julio del 2007

(1)Acuerdo tomado por Junta Directiva en el Artículo #3.2 de la sesión ordinaria #4182-138, celebrada el miércoles 5 de setiembre de 2007.

(2) Aprobado por Junta Directiva en el artículo #5 de la Sesión Ordinaria #4071-27, celebrada el miércoles 9 de agosto del 2006.

(3) Aprobada por Junta Directiva en sesión ordinaria #4085-41, celebrada el miércoles 27 de setiembre del 2006.

(4) Aprobado por Junta Directiva en sesion ordinaria #03850-211, celebrada el jueves 27 de mayo del 2004.
(5) Aprobado por Junta Directiva en sesion ordinaria #4204-160, celebrada el miércoles 31 de octubre del 2007.