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COMERCIO INTERNACIONAL
Contratación de Hidrocarburos
La Dirección del Comercio Internacional de
Combustibles es un órgano operativo y depende directamente de la Gerencia de Proyectos y
Comercio Internacional. Su actividad más importante es importar
hidrocarburos en forma eficiente y oportuna para satisfacer la demanda nacional
garantizando la calidad y los niveles de inventario adecuado en el
país al menor costo. Así mismo, colocar en el mercado
internacional los excedentes que se producen en el proceso de
refinación.
Contratación con RECOPE
La
compañía interesada en ser incluida en el Registro de
Proveedores para el suministro, inspección y fletamento de
hidrocarburos, deberá remitir vía courier a la Dirección de Suministros
de RECOPE, una solicitud formal adjuntando la documentación
pertinente abajo indicada. Esta información es remitida por la Dirección
de Suministros a la
Dirección de Comercio Internacional para que esta
realice una evaluación al respecto. Finalmente el estudio es remitido
a la Presidencia
para que esta apruebe la inclusión de la compañía en el
registro. Este proceso puede tomar entre 30 y 60 días.
Requisitos para incluirse
en el Registro de Proveedores/compradores de petróleo crudo y sus
derivados
Documentos que deben presentar las compañías para su inclusión
(documents
that a company has to present to be included in the list of suppliers buyers of
crude oil and its derivatives)
A continuación se establece la lista
de documentos que deben presentar todas las compañías:
¨
Carta de solicitud de inclusión en el
Registro de Proveedores/ Compradores, en la cual se indique:
a)
Descripción de la actividad empresarial,
específicamente relacionada con la comercialización de
hidrocarburos. Detalle de los
datos relevantes de la empresa, tales como: tipo de producto, volumen anual
de producción, cantidad de refinerías y su capacidad, volumen
anual de ventas, regiones atendidas, cantidad de empleados, ubicación
de terminales y oficinas y otros.
b)
Nombre y calidades del presidente de la empresa.
c)
Lugar y fecha de constitución de la
empresa.
d)
Si se trata de una subsidiaria, se deberá indicar
la estructura organizacional con respecto a la casa matriz y aclarar si es
subsidiaria total o parcial. La
casa matriz deberá certificar si se hace responsable de la subsidiaria. Se
requiere indicación de los niveles de negociación que le son
permitidos a la subsidiaria.
e) En caso de que existan representantes, asesores o representantes
legales, agentes, asesores, mediadores u oficina de filiales (permanentes u
ocasionales) en Costa Rica o en
la región para la atención de Costa Rica, deben indicar el
nombre, la ubicación y las
calidades de los mismos.
¨
Reporte anual de la compañía,
correspondiente al año anterior o tras anterior (si el del año
anterior no se encuentra disponible).
Este documento es requerido en el caso de que la
compañía acostumbre publicarlo.
¨
Estados financieros auditados de al menos los dos
últimos períodos fiscales, si es una empresa que se cotiza en
la bolsa de valores o bien acostumbra publicar sus estados financieros.
¨
Referencias comerciales: si la
compañía está interesada en suplir sus productos a
RECOPE, deberá indicar el nombre, dirección y número
telefónico de al menos tres de sus clientes que puedan brindar
referencias comerciales. Si la
compañía está interesada en adquirir productos de
RECOPE, deberá indicar el nombre, dirección y número
telefónico de al menos tres de sus proveedores que puedan brindar
referencias comerciales.
¨
Referencias bancarias: aportar referencias
escritas de al menos dos bancos con los cuales la empresa haya realizado
transacciones en los últimos dos años.
En el caso de
Petroleras Estatales, además de los requisitos indicados
deberán presentar los siguientes documentos:
¨
Certificación de la naturaleza
jurídica de la empresa, en la que se indique que es estatal y el porcentaje
de participación del Estado en las acciones de la empresa. Esta
certificación deber ser extendida por el homólogo del
Procurador General de la
República o una autoridad oficial competente del
país donde se ubica la empresa.
La certificación debe tener fecha de emisión no mayor de
tres meses y debe ser autenticada por parte del Consulado de Costa Rica
más cercano a la sede de la empresa o por la representación
consular de un tercer país, ubicada en el país donde se
encuentra la empresa.
¨
En el caso de que el Estado no sea el propietario
de la totalidad de las acciones de la empresa, se requiere una
certificación sobre capital social, cantidad y naturaleza de acciones
y propiedad de las mismas (nombres de accionistas). La certificación debe tener
fecha de emisión no mayor de tres meses y debe ser autenticada por
parte del Consulado de Costa Rica más cercano a la sede de la empresa
o por la representación consular de un tercer país, ubicada en
el país donde se encuentra la empresa. Si la empresa negocia sus
acciones en la bolsa de valores, se requiere la presentación de
estados financieros e información financiera adicional emitida por el
ente financiero regulador oficial de estas empresas y se exime del requisito
de presentación de certificación de propiedad de las acciones.
Notas:
1.
La vigencia de la inclusión en el
“Registro de proveedores/compradores de petróleo crudo y sus
derivados de RECOPE” es de dos años. Para mantener a una empresa en el
registro, al cabo de dos años de su incorporación, la empresa
deberá actualizar la información presentada, principalmente la
referida a aquellos aspectos que han sufrido variaciones durante el
período: estados financieros, capital accionario, ubicación) y
deberá presentar una declaración jurada de que los demás
aspectos se mantienen invariables.
2.
Si antes del período de dos años la
empresa sufre algún cambio relevante, deberá notificarlo de
inmediato a RECOPE, para la actualización de la información.
Documents
that a company has to present to be included in the list of suppliers/buyers of
crude oil and its derivatives
Following is the list of documents that every
company has to present:
¨
A letter requesting
inclusion in the Registry of Suppliers/Buyers, that indicates:
a
Description of the
commercial activity, specifically related with the hydrocarbons trading. Detail of relevant data of the
company, such as: type of
product, annual production volume, number of refineries and capacity, sales
annual volume, regions served, number of employees, terminal location and
offices and others.
b
Name and qualities
of the president of the company.
c
Place and date of constitution of the firm.
d
If it is a subsidiary, it should indicate the
organizational structure with respect to the head office and clearly state if
it is a total or partial subsidiary.
The head office must certify if it is responsible for the
subsidiary. Indication of the levels
of negotiation granted to the subsidiary is required.
e
In case there are representatives, advisors or
legal representatives, agents, intermediaries or branch office (permanent or
occasional) in Costa Rica
or in the region for the attention to Costa Rica, have to indicate the
name, location and qualities of the same.
¨
Company’s
annual report for the previous year or the latest (if the year before not
available). This document is
required when the company published it.
¨
Audited financial
statements for at least the last two fiscal periods, if it is a company that
is quoted in the Stock Exchange or usually publishes its financial
statements.
¨
Commercial
references: if the firm is
interested in supplying its products to RECOPE, it should indicate the name,
address and telephone number of at least three customers that can give
commercial references. If the
company is interested in purchasing products from RECOPE, it should indicate
the name, address and telephone number of at least three of its suppliers who
can give commercial references.
¨
Banking
references: provide written
references of at least two banks with which the company has had transactional
relationship for the last two years.
In the case of government owned petroleum companies, in addition to the
previous requirements, the following documents have to be added:
¨
A certification of
the company's legal nature, in which is indicated that is a state owned and
the percentage of the government participation in the company’s
shares. This certification should
be extended by the country’s Attorney General or by an appropriate
official authority of the country where the firm is located. This certification should be no more
than three months old and should be stamped by the nearest Costa Rican
consulate.
¨
In the case that the
government is not the owner of 100% of the company’s shares, it is
required a certification of stock capital, number, nature and stockholders
names. The certification should
be no more than three months old and should be stamped by the nearest Costa
Rican consulate. If the company
negotiates its shared in the stock exchange, the presentation of financial
statements and additional financing information issued by the official
financial regulator of such companies and it will not have to present the
certification of ownership of stock capital
Notes:
1. The
validity of the inclusion in the RECOPE’s
“Registry of Suppliers/Buyers of
Crude Oil and its Derivatives” is two years. To remain in the list, two years after
its inclusion, he company has to update the given
information, mainly the one referred to all issues that have suffered
variations during the period:
financial statements, stock capital, location. The company has to present a sworn
declaration that the other aspects remain without changes.
2. If
before the two-year period the company suffers some relevant change, it
should notify RECOPE immediately, for the bringing up to date of the
information.
Favor
enviar la información a:
RECOPE S.A.
Dirección
de Suministros
Detrás
del Centro Comercial El Pueblo, Guadalupe
San
José, Costa Rica
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