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COMERCIO INTERNACIONAL
Contratación de
Hidrocarburos
La
Dirección del Comercio Internacional de Combustibles es un
órgano operativo y depende directamente de la Gerencia de Proyectos y
Comercio Internacional. Su actividad más importante es importar hidrocarburos
en forma eficiente y oportuna para satisfacer la demanda nacional
garantizando la calidad y los niveles de inventario adecuado en el país al
menor costo. Así mismo, colocar en el mercado internacional los excedentes
que se producen en el proceso de refinación.
Contratación con
RECOPE
La compañía interesada en ser incluida en el Registro de
Proveedores para el suministro, inspección y fletamento de hidrocarburos,
deberá remitir vía courier a la Dirección de Suministros
de RECOPE, una solicitud formal adjuntando la documentación pertinente
abajo indicada. Esta información es remitida por la Dirección de
Suministros a la
Dirección de Comercio Internacional para que esta realice
una evaluación al respecto. Finalmente el estudio es remitido a la Presidencia para que
esta apruebe la inclusión de la compañía en el registro. Este proceso puede
tomar entre 30 y 60 días.
Requisitos para
incluirse en el Registro de Proveedores/compradores de petróleo crudo y sus
derivados, documentos que deben presentar las compañías para su
inclusión
(documents
that a company
has to present to be included in the list of suppliers buyers
of crude oil and its derivatives)
Requisitos:
¨
Carta
de solicitud de inclusión en el Registro de Proveedores/ Compradores, en la
cual se indique:
a) Descripción
de la actividad empresarial, específicamente relacionada con la comercialización
de hidrocarburos. Detalle de los datos
relevantes de la empresa, tales como: tipo de producto, volumen anual de
producción, cantidad de refinerías y su capacidad, volumen anual de ventas,
regiones atendidas, cantidad de empleados, ubicación de terminales y oficinas
y otros.
b) Nombre
y calidades del presidente de la empresa.
c) Lugar
y fecha de constitución de la empresa.
d) Si
se trata de una subsidiaria, se deberá indicar la estructura organizacional
con respecto a la casa matriz y aclarar si es subsidiaria total o
parcial. La casa matriz deberá
certificar si se hace responsable de la subsidiaria. Se requiere indicación
de los niveles de negociación que le son permitidos a la subsidiaria.
e)
En
caso de que existan representantes, asesores o representantes legales,
agentes, asesores, mediadores u oficina de filiales (permanentes u
ocasionales) en Costa Rica o en la
región para la atención de Costa Rica, deben indicar el nombre, la ubicación y las calidades de los mismos.
¨
Reporte
anual de la compañía, correspondiente al año anterior o tras anterior (si el
del año anterior no se encuentra disponible).
Este documento es requerido en el caso de que la compañía acostumbre
publicarlo.
¨
Estados
financieros auditados de al menos los dos últimos períodos fiscales, si es
una empresa que se cotiza en la bolsa de valores o bien acostumbra publicar
sus estados financieros.
¨
Referencias
comerciales: si la compañía está interesada en suplir sus productos a RECOPE,
deberá indicar el nombre, dirección y número telefónico de al menos tres de
sus clientes que puedan brindar referencias comerciales. Si la compañía está interesada en adquirir
productos de RECOPE, deberá indicar el nombre, dirección y número telefónico
de al menos tres de sus proveedores que puedan brindar referencias
comerciales.
¨
Referencias
bancarias: aportar referencias escritas de al menos dos bancos con los cuales
la empresa haya realizado transacciones en los últimos dos años.
En
el caso de Petroleras Estatales,
además de los requisitos indicados deberán presentar los siguientes
documentos:
¨
Certificación
de la naturaleza jurídica de la empresa, en la que se indique que es estatal
y el porcentaje de participación del Estado en las acciones de la empresa.
Esta certificación deber ser extendida por el homólogo del Procurador General
de la República o una autoridad oficial competente del país donde se ubica la
empresa. La certificación debe tener
fecha de emisión no mayor de tres meses y debe ser autenticada por parte del
Consulado de Costa Rica más cercano a la sede de la empresa o por la
representación consular de un tercer país, ubicada en el país donde se
encuentra la empresa.
¨
En
el caso de que el Estado no sea el propietario de la totalidad de las
acciones de la empresa, se requiere una certificación sobre capital social,
cantidad y naturaleza de acciones y propiedad de las mismas (nombres de
accionistas). La certificación debe
tener fecha de emisión no mayor de tres meses y debe ser autenticada por
parte del Consulado de Costa Rica más cercano a la sede de la empresa o por
la representación consular de un tercer país, ubicada en el país donde se
encuentra la empresa. Si la empresa negocia sus acciones en la bolsa de
valores, se requiere la presentación de estados financieros e información
financiera adicional emitida por el ente financiero regulador oficial de
estas empresas y se exime del requisito de presentación de certificación de
propiedad de las acciones.
Notas:
1. La
vigencia de la inclusión en el “Registro de proveedores/compradores de
petróleo crudo y sus derivados de RECOPE” es de dos años. Para mantener a una empresa en el registro,
al cabo de dos años de su incorporación, la empresa deberá actualizar la
información presentada, principalmente la referida a aquellos aspectos que
han sufrido variaciones durante el período: estados financieros, capital
accionario, ubicación) y deberá presentar una declaración jurada de que los
demás aspectos se mantienen invariables.
2.
Si
antes del período de dos años la empresa sufre algún cambio relevante, deberá
notificarlo de inmediato a RECOPE, para la actualización de la información.
Documents that a company has to present to
be included in the list of
suppliers/buyers of crude oil and its derivatives
Following
is the list of documents that every company has to present:
¨
A
letter requesting inclusion in the Registry of Suppliers/Buyers, that
indicates:
a.
Description
of the commercial activity, specifically related with the hydrocarbons
trading. Detail of relevant data of
the company, such as: type of product,
annual production volume, number of refineries and capacity, sales annual
volume, regions served, number of employees, terminal location and offices
and others.
b.
Name
and qualities of the president of the company.
c.
Place
and date of constitution of the firm.
d.
If
it is a subsidiary, it should indicate the organizational structure with
respect to the head office and clearly state if it is a total or partial
subsidiary. The head office must
certify if it is responsible for the subsidiary. Indication of the levels of negotiation
granted to the subsidiary is required.
e. In
case there are representatives, advisors or legal representatives, agents,
intermediaries or branch office (permanent or occasional) in Costa Rica or in
the region for the attention to Costa Rica, have to indicate the name,
location and qualities of the same.
¨
Company’s
annual report for the previous year or the latest (if the year before not
available). This document is required
when the company published it.
¨
Audited
financial statements for at least the last two fiscal periods, if it is a
company that is quoted in the Stock Exchange or usually publishes its
financial statements.
¨
Commercial
references: if the firm is interested
in supplying its products to RECOPE, it should indicate the name, address and
telephone number of at least three customers that can give commercial
references. If the company is
interested in purchasing products from RECOPE, it should indicate the name,
address and telephone number of at least three of its suppliers who can give
commercial references.
¨
Banking
references: provide written references
of at least two banks with which the company has had transactional
relationship for the last two years.
In
the case of government owned petroleum companies, in addition to the previous
requirements, the following documents have to be added:
¨
A
certification of the company's legal nature, in which is indicated that is a
state owned and the percentage of the government participation in the
company’s shares. This certification
should be extended by the country’s Attorney General or by an appropriate
official authority of the country where the firm is located. This certification should be no more than
three months old and should be stamped by the nearest Costa Rican consulate.
¨
In
the case that the government is not the owner of 100% of the company’s
shares, it is required a certification of stock capital, number, nature and
stockholders names. The certification
should be no more than three months old and should be stamped by the nearest
Costa Rican consulate. If the company
negotiates its shared in the stock exchange, the presentation of financial
statements and additional financing information issued by the official
financial regulator of such companies and it will not have to present the
certification of ownership of stock capital.
Notes:
1.
The
validity of the inclusion in the RECOPE’s “Registry of Suppliers/Buyers of Crude Oil and its Derivatives”
is two years. To remain in the list,
two years after its inclusion, the company has to update the given
information, mainly the one referred to all issues that have suffered
variations during the period:
financial statements, stock capital, location. The company has to present a sworn
declaration that the other aspects remain without changes.
2. If
before the two-year period the company suffers some relevant change, it should
notify RECOPE immediately, for the bringing up to date of the information.
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