Procedimiento
Facturación Electrónica por bienes
La factura electrónica debe enviarse al correo oficial: factura@recope.go.cr , para iniciar la gestión de pago y en el plazo de doce días hábiles posteriores a la entrega de los bienes (Plantel El Alto y/o Limón), se efectuara la revisión técnica de los mismos, cómo parte del control de calidad que deben cumplir todos los bienes recibidos a satisfacción de RECOPE. Posteriormente al plazo indicado, los tramites de pago serán generados en el sistema y se anexan todos los documentos soportes que el tramite requiere y los mismos estarán disponibles en el Departamento de Tesorería para su registro correspondiente y ser cancelados en el plazo establecido.
Facturación Electrónica por servicios
La factura electrónica debe enviarse al correo oficial: factura@recope.go.cr y al funcionario de RECOPE quién funge como contacto en el área donde se brindaron los servicios, con el fin de iniciar la gestión de pago correspondiente.
Requisitos par a el trámite de cesión de facturas por parte de los proveedores de RECOPE a terceros
1. Clientes locales
RECOPE acepta la cesión de facturas de los proveedores mediante dos mecanismos: testimonio de escritura pública del contrato de cesión y/o contrato de cesión en documento privado, debidamente autenticado. Para cada caso deberá presentar lo siguiente:
Testimonio de Escritura Pública
Se deberá aportar una nota, firmada por el cedente o su representante legal, debidamente autenticada, indicando que RECOPE realizará el buen pago al cesionario, adjuntándose lo siguiente en las oficinas de Tesorería de RECOPE:
- Original del Testimonio de escritura pública el cual debe estar:
o En papel de seguridad y con código de barras.
o Firma y sello blanco del notario, acompañado de la respectiva razón notarial.
o Debe contener el engroso (referencia a la escritura, número, folio, etc.).
o Se deben hacer referencia al número (s) de facturas, monto y número de pedido (contrato con RECOPE si hay). - Debido a que los notarios aún no pueden firmar electrónicamente, solo se aceptarán los documentos en forma física.
Contrato de Cesión en documento privado
En caso de que alguna de las partes no disponga de firma electrónica, se deberá presentar físicamente en las oficinas de Tesorería de RECOPE una nota firmada por el cedente o su representante legal, debidamente autenticada, indicando que RECOPE realizará el buen pago al cesionario con los siguientes documentos:
- Contrato de cesión de los derechos de la factura (s)
o Firmado por el representante legal o apoderado de ambas partes.
o Autenticado, con sello blanco del notario y timbre, acompañado de la respectiva razón notarial. - Personerías jurídicas originales vigentes de ambas partes, notariales o expedidas por el Registro Nacional, las que deberán haber sido debidamente canceladas, reservándose RECOPE el derecho de verificación.
- Copia de la cédula jurídica del cesionario (nuevo dueño con los derechos).
- Copia (s) de la (s) cédula (s) de identidad, de los apoderados que firman el contrato de cesión.
- Se deben hacer referencia al número (s) de facturas, monto y número de pedido (contrato con RECOPE si hay).
En caso de que ambas partes dispongan de firma electrónica, deberán remitir al siguiente correo: consultas.tesoreria@recope.go.cr
Nota firmada digitalmente por el cedente o su representante legal, indicando que RECOPE realizará el buen pago al cesionario.
- Contrato de cesión en formato PDF de los derechos de la (s) factura (s), firmado electrónicamente por el representante legal o apoderado de ambas partes.
- Personerías jurídicas vigentes de ambas partes, extendidas digitalmente por el Registro Nacional.
- Copia de la cédula jurídica del cesionario (nuevo dueño con los derechos).
- Fotocopia (s) de la (s) cédula (s) de identidad, de los apoderados que suscriben el contrato.
- Se deben hacer referencia al número (s) de facturas, monto y número de pedido (contrato con RECOPE si hay).
El pago por concepto de cesión de las facturas se efectuará por parte de RECOPE, S.A. en el plazo establecido si el proveedor cumple con todos los términos del contrato y entrega de los documentos necesarios para el trámite de pago (factura (s) y número de pedido).
2. Clientes en el exterior
En el caso de cesiones de pago con empresas del exterior el contrato de cesión debe cumplir adicionalmente con los siguientes requisitos:
- Aportar nota mediante la que se notifique la cesión de derechos entre las partes, así como el contrato de cesión, cuyas firmas deben ser autenticadas, según los requerimientos del país de origen, y traducidos al idioma español
- Aportar documento de la existencia de las compañías en originales y autenticados en el exterior, además deben estar traducidos al idioma español.
- Adjuntar fotocopias de las cédulas de identidad de los representantes legales.
- Adicionalmente, todos estos documentos deben venir debidamente apostillados, según el país sea suscribiente de la Convención para la Eliminación del Requisito de Legalización para los Documentos Públicos Extranjeros de la Haya. En caso contrario, se deberá seguir el trámite consular correspondiente, es decir, estar debidamente legalizados por un funcionario Diplomático o Cónsul de Costa Rica en el exterior y refrendados en Costa Rica por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Información general
Dependencia: Área de Tesorería, Dirección Financiera.
Dirección: San José. Goicoechea, San Francisco. Calle 108, Ruta 32. Km 0, Edificio Hernán Garrón Salazar.
Apartado: 4351-1000 San José.
Horario: 7 am a 3 pm.
Correo de Contacto
Correo Electrónico: consultas.tesoreria@recope.go.cr
Teléfono: (506) 2284-2700 Extensiones: 4510 ó 4516
