Valor agregado por la Auditoría Interna a la gestión empresarial

Durante el período 2007, como resultado de los servicios que prestó la Auditoría Interna a la Administración Activa de la Empresa y a algunos ciudadanos que presentaron denuncias, se emitieron los informes correspondientes a control interno, con las advertencias y resoluciones de las investigaciones preliminares. También, durante dicho período, se le brindó algunos servicios preventivos a la Junta Directiva, en asuntos de su competencia, de conformidad con la normativa vigente.

En lo que respecta a la Subauditoría Operativa Financiera, entre los aspectos de mayor relevancia cabe mencionar, la emisión mediante informes de control interno (incluyendo seguimientos) de un total de 121 recomendaciones y 3 advertencias.

Las recomendaciones estaban orientadas a fortalecer el Sistema de Control Interno Empresarial, evitar incumplimientos y minimizar algunos riesgos que podrían exponer a la Empresa, el jerarca, los titulares subordinados y los funcionarios en general y que se relacionan con el cumplimiento de los objetivos y las metas que se formularon para el período de estudio.

A continuación se citan los temas y aspectos de mayor relevancia en los que se logró agregar valor a la gestión empresarial:

• Promoción del cumplimiento de la Ley General de Control Interno y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, como resultado del análisis de los informes de gestión, las declaraciones juradas, el régimen de donaciones y obsequios, etc.

• Concienciación de la importancia y obligación de mantener un sistema de control de recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, por la Contraloría General de la República y por auditores externos.

• Fortalecimiento de controles relacionados con la Tesorería, en lo que respecta a la gestión de cobro, la custodia, la conciliación periódica de la documentación y los formularios.

• Rendición de cuentas sobre el uso de los fondos transferidos tanto al Centro Infantil de los Empleados de RECOPE como al Sindicato de Trabajadores Petroleros, Químicos y Afines (SITRAPEQUIA), de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.

• Proceso de actualización de los valores de los activos,  en lo que respecta a pólizas de seguros contratadas por la Empresa con el Instituto Nacional de Seguros (INS), así como de definición de lineamientos claros, la recuperación de pagos de más y mejoras a la coordinación con las distintas dependencias relacionadas con estos servicios.

• Recuperación de algunas sumas pagadas por RECOPE al Ministerio de Hacienda, como resultado de la resolución emitida por el Tribunal Fiscal Administrativo de Hacienda.

• Actualización oportuna del sistema de información contractual, dando énfasis al tema de la contratación administrativa. Se subrayó la importancia de mejorar los controles en contrataciones relacionadas con el mantenimiento de zonas verdes y en contrataciones menores relacionadas con labores de mantenimiento en los planteles.

• Fortalecimiento de los controles internos de la Empresa, en lo que respecta a los gastos por caja chica, considerando los requisitos que deben hacer cumplir los cajeros para salvaguardar los recursos que administran y las acciones a tomar en caso de uso indebido de estos recursos.

• Sobre los materiales y activos en desuso, se alertó a las gerencias de la Empresa con respecto a algunos aspectos que deben considerar en la clasificación, almacenamiento, donación o venta de dichos activos clasificados como chatarra, para evitar sustracciones.

• En relación con el área de recursos humanos, se solicitó la gestión para recuperar sumas pagadas de más, por concepto de indemnizaciones y se recomendó sentar las responsabilidades del caso, si se determina la participación de funcionarios  en esos trámites. También, en lo referente al pago de tiempo extraordinario se alertó a la Administración, sobre la relevancia de tomar medidas para corregir algunas debilidades encontradas y fortalecer los controles, a fin de disminuir las erogaciones por este concepto.

• Sobre la custodia y uso de los libros legales de la Empresa, se emitieron las recomendaciones para evitar el incumplimiento de lo establecido en la Ley General de Archivo y otras directrices que se han emitido al respecto.

• Se instó nuevamente a la Administración a mejorar y fortalecer los controles relacionados con la ejecución presupuestaria de operaciones e inversiones (aspecto necesario y de suma importancia), así como con los contratos asociados a los planes operativos anuales. También se solicitó la aprobación del Reglamento para la Prevención y Establecimiento de Sanciones Administrativas por Sobregiros Presupuestarios.

• Además y como parte de los servicios preventivos que realiza la Subauditoría Operativa Financiera, se tramitaron 11 autorizaciones de legalización de libros en forma oportuna y se formularon las observaciones para cada uno de los trámites realizados.

• También como servicios preventivos se emitieron 3 advertencias para que se tomaran medidas correctivas oportunas sobre cancelación de derechos de circulación, trámites sobre atención de resoluciones y aspectos relacionados con la contratación de servicios de transporte de equipo.

En lo que respecta a la gestión global de la Subauditoría Técnica, durante el 2007, cabe destacar los siguientes aspectos:

• Se colaboró en la disminución de la probabilidad de ocurrencia de riesgos operacionales en la terminal del Aeropuerto Daniel Oduber, en Liberia, a través de la revisión de los controles existentes, los procedimientos de trasiego y ventas, el control de calidad de productos y el almacenaje. Se trabajó también en la toma de conciencia por parte de los operadores, de realizar las mejoras necesarias en las instalaciones para fortalecer la imagen y el servicio al cliente brindado por la Empresa.

• Se advirtió a la Administración Activa sobre posibles consecuencias de algunos actos determinados o de decisiones que fueron del conocimiento de la Subauditoría Técnica, como resultado de su labor en las áreas de:

• Custodia de muestras en el muelle petrolero.
• Sustracciones en la bodega del plantel de distribución de El Alto de Ochomogo.
• Gravitación de tanques en la refinería.
• Encierro de válvula de bloqueo del poliducto en el sitio conocido como Jesús María.

• Se señalaron deficiencias en el manejo de la información del sistema de mantenimiento de la Zona Pacífica, de la Gerencia de Mercadeo y Distribución, con el propósito de mejorar su operación.

• Se le otorgó a la Administración Activa la oportunidad de acceder al Sistema de Control de Informes y Seguimientos (SICOINSE) de la Auditoría Interna, para facilitar el registro de las acciones que toman con respecto a las recomendaciones de la Auditoría Interna, así como de las disposiciones de la Contraloría General de la República. Ello redundará en beneficio de todos y es labor que le corresponde ejercer a la Auditoría Interna, de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno.

Servicios de la Auditoria Interna

En el 2007 se formularon una serie de proyectos para mejorar el servicio de la Auditoría Interna que se presta a la Administración Activa y a los ciudadanos en general, en cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno N° 8292 y en  Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

Entre los logros obtenidos durante este período citamos:

• Actualización del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la actividad de la Auditoría Interna, conocido y aprobado por la Junta Directiva de la Empresa, así como por la Contraloría General de la República. Fue publicado en la Gaceta N° 164 del 28 de agosto del 2007.

• Actualización del marco de procedimientos del proceso de desarrollo de los servicios de la Auditoría Interna, así como de documentación y archivo.

• Identificación de oportunidades de mejora a partir de la autoevaluación de control interno y la evaluación de calidad, lo que fortalece la gestión de calidad de la Auditoría Interna y la prepara para la primera evaluación o validación externa de calidad que se estará llevando a cabo en el 2009.   

• Identificación de áreas de oportunidad relacionadas con el clima de organización de la Auditoría Interna, para establecer un plan de mejoramiento que permita fortalecer dichas áreas, con la finalidad de optimizar la motivación y productividad del equipo de trabajo.